Polícia Civil em Ponte Nova implanta controle cartorário informatizado e elimina livros físicos

A Polícia Civil em Ponte Nova eliminou o controle cartorário realizado em livros físicos. Agora, todos os procedimentos, valores e bens vinculados às investigações terão controle informatizado.

Por força de Lei, todos os expedientes existentes em uma Delegacia de Polícia, assim como as fianças recebidas, bens apreendidos, vestígios de crimes, devem ser registrados em “livros de controle”. Assim, existiam vários livros em cada cartório da Delegacia: livro para registro de inquérito, de termo circunstanciado de ocorrência, da remessa de inquérito para o Judiciário e recebimento de fiança, da cadeia de custódia de vestígios de crime apreendidos, dentre vários outros.

Os livros eram preenchidos a caneta pelos policiais, que o assinavam linha por linha, para controle em seu setor; quando o expediente ou material era recebido em outro setor, novo preenchimento ocorria em livro físico pelo policial do novo setor.

Com evidente retrabalho, muito se perde em tempo para manter rígido controle dos expedientes em tramitação na Unidade Policiais, além de necessitar de espaços físicos seguros para a guardar dos livros físicos de controle. Agora, todo processo de controle fica muito mais simples e barato.

O Programa desenvolvido pelo Escrivão de Polícia Civil Alan Luiz da Silva, lotado em Manhuaçu, foi implantado na Regional daquela localidade em 2016, demonstrou ganho de eficiência para o controle das Unidades da Policial Civil naquela região. Agora, a Regional de Ponte Nova passa a utilizar o controle informatizado.

O sistema também tem sido utilizado para controlar as atividades durante os Plantões Digitais entre Ponte Nova e Ipatinga, gerando registro de atendimento, tempo de processamentos dos expedientes, controle de filas dentre outros.

“Por vezes, o Escrivão ou o seu auxiliar passava dias relacionando expedientes em livros apenas para envià-los para o Foro com pedido de prazo. Outras vezes, relacionavam os expedientes em planilhas de Excel. Os registros em livros físicos possuem fragilidade, pois, podem ser rasurados ou extraviados. No software de controle, a segurança é maior. Possuem salvamento em nuvens e discos espelhados; o backup é diário e em locais distintos. Os registros são inseridos no sistema apenas uma única vez e atualizados conforme a necessidade. Não há novo preenchimento como ocorre em livros físicos ou planilhas. Ainda, há registro de acesso de usuários, os logs de acesso. ‘Com isso, podemos a todo momento, e em tempo real, identificar onde está um expediente ou material e quem o recebeu, o guardou, encaminhou ou o acesso. Temos maior poder para auditar todo processo de controle’, afirma o Delegado Regional Carlos Roberto Souza.

O controle informatizado passará a poupar tempo dos policiais, organizará melhor os cartórios e dará celeridade na Unidade Policial: ‘organização e celeridade no desempenho das funções cartorárias’ aponta a Chefe de Cartório em Ponte Nova, a Escrivã Alessandra Costa Jacob.

 

CONTROLE, MONITORAMENTO e DIAGÓSTICO

 

Além do controle indispensável dos expedientes existentes e em curso na Delegacia, o sistema gera relatório diário de acompanhamento e diagnóstico, oferecendo aos gestores das delegacias informações atualizadas para tomada de decisão.

Ao gerar relatórios em tempo real do estado dos expedientes de uma delegacia específica da Regional de Ponte Nova, torna-se possível acompanhar em tempo real a evolução das investigações, localizar bens apreendidos, estabelecer controle mais rígido para a cadeia de custódia de provas arrecadadas, mensurar tempo para conclusão de investigações, identificar deficiências, falhas e erros a serem corrigidos.

‘Sabendo quais procedimentos levam mais tempo para conclusão, número de diligências realizadas, pessoas ouvidas, perícias requisitadas, por exemplo num homicídio, embriaguez ao volante, ou num roubo, podemos medir a complexidade do feito investigativo, seus custos, sendo possível desenhar rotinas específicas para aquela investigação documentada naquele conjunto de procedimentos, empenhando, assim, mais recursos humanos e materiais para atender à demanda conforme a complexidade. As funcionalidades deste programa são um experimento que poderão, talvez, ser incorporadas mais tarde no sistema institucional da PCMG, o PCNET’, finaliza o Delegado Regional.

(Escrivã Alessandra, de Ponte Nova/ Escrivão Alan, de Manhuaçu)